對(duì)于會(huì)展場館而言，在2021年開業(yè)并不是一個(gè)好的選擇。但在疫情陰影下，能夠克服疫情影響成功開業(yè)且取得不錯(cuò)的成績，反而能夠凸顯主辦方對(duì)場館的認(rèn)可以及場館的綜合實(shí)力。2021年7月31日，位于廣東佛山，地處廣佛核心商圈的綜合體會(huì)展場館——南海國際會(huì)展中心（簡稱“會(huì)展中心”）一期投入運(yùn)營，至今已服務(wù)了40余場展覽、會(huì)議及活動(dòng)，取得了開門紅。近日，記者采訪了南海國際會(huì)展中心運(yùn)營高級(jí)總監(jiān)韓靄文，請(qǐng)她分享疫情下場館的運(yùn)營之道。
佛山·南海國際會(huì)展中心運(yùn)營高級(jí)總監(jiān) 韓靄文
我們是展館，但我們不止是展館
韓靄文告訴記者，從2019年年底開啟動(dòng)工，至2021年7月底投入運(yùn)營，南海國際會(huì)展中心經(jīng)歷了近一年半的籌備期。“在籌備期間，眼看著疫情對(duì)會(huì)展業(yè)的影響不斷加深，會(huì)展中心運(yùn)營團(tuán)隊(duì)的心情是失落、焦慮、彷徨和無助的。”韓靄文表示，作為一座新的場館，一支年青的運(yùn)營團(tuán)隊(duì)，著實(shí)沒有足夠的經(jīng)驗(yàn)去預(yù)判疫情的影響、主辦方對(duì)新場館的態(tài)度、地方政府對(duì)會(huì)展業(yè)的態(tài)度，乃至自身作為小場館的價(jià)值。這些問題對(duì)于會(huì)展中心來說確實(shí)是非常大的考驗(yàn)，但所幸的是，這個(gè)年青團(tuán)隊(duì)還有一點(diǎn)時(shí)間。在展館建設(shè)期間，會(huì)展中心運(yùn)營團(tuán)隊(duì)主要做了兩項(xiàng)工作：競品分析和需求調(diào)研。
競品分析——南海國際會(huì)展中心的競品分析并非僅面對(duì)同城或周邊城市的會(huì)展場館，而是進(jìn)一步把目光集中在同城或周邊城市所有擁有1800-2500平方米單體會(huì)議室的會(huì)議型酒店，且競品分析的維度也盡可能細(xì)化，包括了會(huì)議室的數(shù)量配比、會(huì)議室場租費(fèi)用的收取模式與價(jià)格范圍、會(huì)議室的設(shè)備配置以及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、餐飲服務(wù)范圍內(nèi)容與收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)惠范圍與優(yōu)惠形式等。精準(zhǔn)面向會(huì)議型酒店進(jìn)行競品分析讓南海國際會(huì)展中心意外找到了它在細(xì)分市場上的核心競爭力——從大會(huì)展概念著手，南海國際會(huì)展中心如用作會(huì)議、商業(yè)活動(dòng)的舉辦場地，其體量與場地?cái)?shù)量有著難以取代的優(yōu)勢；但同時(shí)也讓南海國際會(huì)展中心發(fā)現(xiàn)其先天的不足——現(xiàn)規(guī)劃且正在建設(shè)的展覽場館式的建筑風(fēng)格、設(shè)施配套以及收費(fèi)模式不是會(huì)議與商業(yè)活動(dòng)的首選；會(huì)展中心2200平方米不可分隔的場地?zé)o法滿足會(huì)議型活動(dòng)的配套需要。因?yàn)橛辛司珳?zhǔn)的競品分析結(jié)果為指導(dǎo)，會(huì)展中心明確了其要拓展的業(yè)務(wù)市場領(lǐng)域，經(jīng)營團(tuán)隊(duì)也根據(jù)業(yè)務(wù)拓展的方向當(dāng)即做出決策——把原有的第三層展覽館式展廳改造成具有分隔功能的酒店式宴會(huì)廳。事實(shí)證明，雖然第三層展廳的改造增加了600萬的建設(shè)成本，但是它讓會(huì)展中心在疫情下完成了40余場會(huì)展活動(dòng)；而經(jīng)過改造的第三層多功能會(huì)議廳其使用率也是整個(gè)會(huì)展中心最高的。
需求調(diào)研——為了讓客戶知道南海國際會(huì)展中心的存在，在籌備期間經(jīng)營團(tuán)隊(duì)以各種形式走訪客戶。但走訪客戶的目的不是為了邀請(qǐng)客戶把活動(dòng)放在會(huì)展中心，而是更希望了解客戶在疫情影響下對(duì)未來業(yè)務(wù)的規(guī)劃，同時(shí)在他們的規(guī)劃中，會(huì)展中心是否能憑借團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn)優(yōu)勢、地方產(chǎn)業(yè)的源優(yōu)勢、地方政策低門檻優(yōu)勢、場地靈活多變的優(yōu)勢等與客戶形成合力。“我們堅(jiān)信，只有當(dāng)你能為客戶提供所需要的價(jià)值，客戶才會(huì)選擇你；而如果你只能為客戶提供一個(gè)空間，你一定不能在蕓蕓競爭者中勝出。”韓靄文說，正是有著這樣的理念，會(huì)展中心團(tuán)隊(duì)從最開始就明確了方向——“我們是展館，但我們不止是展館”，為客戶提供的是高附加值的軟性服務(wù)，而不是單純的空間載體。南海國際會(huì)展中心“服務(wù)+空間”的運(yùn)營理念在此過程中逐漸形成，追求的不是空間先行，而是服務(wù)先行。“我們要用服務(wù)突破提供給客戶的附加價(jià)值，用服務(wù)突破空間給我們帶來的限制，用服務(wù)實(shí)現(xiàn)我們的無限可能。而事實(shí)證明，服務(wù)先行的理念符合我們客戶的期待。”韓靄文說。
活動(dòng)舉辦與防疫不是矛盾點(diǎn)
韓靄文表示，一年多來，南海國際會(huì)展中心的40余場會(huì)展活動(dòng)都是在疫情此起彼伏的大環(huán)境下舉辦的，期間主辦方問得最多的就是“你們能保證我們的活動(dòng)如期舉辦嗎？”其實(shí)這樣的問題沒有任何一個(gè)場館能給予肯定回答。或者說，大部分場館作為城市地標(biāo)項(xiàng)目，當(dāng)面對(duì)防疫與正常辦展兩大訴求同時(shí)發(fā)生的時(shí)候，場館的使命與擔(dān)當(dāng)促使它一定要選擇防疫。但是全民生命健康保障是訴求，經(jīng)濟(jì)發(fā)展是訴求，主辦方/參展參會(huì)企業(yè)的利益保障也是訴求。雖要有取舍，但也要盡力顧全。
面對(duì)客戶的訴求，會(huì)展中心作為活動(dòng)舉辦的載體，必須要做好防疫的第一線工作，這樣才能讓屬地政府相信在會(huì)展中心全員的嚴(yán)密把關(guān)下，活動(dòng)舉辦與防疫不是矛盾點(diǎn)。因此，南海國際會(huì)展中心團(tuán)隊(duì)在屬地政府的指導(dǎo)下，建立起完善的防疫預(yù)案，并購置了先進(jìn)的防疫設(shè)備。在活動(dòng)舉辦前，會(huì)展中心團(tuán)隊(duì)不但與主辦單位詳細(xì)研討防疫方案，還主動(dòng)與屬地防疫部門反復(fù)匯報(bào)溝通；活動(dòng)舉辦期間，會(huì)展中心在現(xiàn)場投入大量人手實(shí)施全面的防疫防控工作……在會(huì)展中心與屬地政府、主辦客戶的共同努力下，過去一年，南海國際會(huì)展中心所舉辦的40余場會(huì)展活動(dòng)中，未有一場因防疫問題而延期，也未有一場出現(xiàn)過防疫風(fēng)險(xiǎn)。南海國際會(huì)展中心以全面落實(shí)到位的防疫防控措施，協(xié)助客戶解決了疫情常態(tài)化下最迫切解決的需求。
為會(huì)議和活動(dòng)量身打造的綜合體
韓靄文表示，南海國際會(huì)展中心的二期配套項(xiàng)目正在如火如荼地建設(shè)之中，預(yù)計(jì)將于2024年年中投入使用。在二期的建設(shè)規(guī)劃上，南海國際會(huì)展中心運(yùn)營團(tuán)隊(duì)積極參與，以會(huì)展中心已明確的業(yè)務(wù)定位向二期的規(guī)劃與建設(shè)提出要求。
南海國際會(huì)展中心將更明確其功能定位與深耕的業(yè)務(wù)領(lǐng)域——會(huì)議、活動(dòng)，并以其定位的業(yè)務(wù)領(lǐng)域?yàn)閷?dǎo)向完善所需配套，包括：需要建成更多中、小規(guī)模的多功能會(huì)議室以滿足大型會(huì)議或論壇的場地需要；需要建成規(guī)模達(dá)500個(gè)房間的商務(wù)型酒店+星級(jí)高端型酒店以實(shí)現(xiàn)會(huì)場住宿不分流的需求；需要建成大型餐飲業(yè)務(wù)，為客戶提供安全、高效的餐飲配套服務(wù)；需要建成并運(yùn)營起地域性商業(yè)綜合體以實(shí)現(xiàn)參展參會(huì)人員“游、購、娛”于一體的需求。
“二期建成并投入運(yùn)營后的南海國際會(huì)展中心，將是一座為專業(yè)會(huì)議、商業(yè)活動(dòng)量身打造、配套完備的綜合體場館。”韓靄文總結(jié)到。
本文刊載于《中外會(huì)展》2022年10月刊
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